Innri endurskoðun og ráðgjöf Reykjavíkurborgar

Með hagsmuni borgarbúa að leiðarljósi

Endurskoðunarnefnd samþykkti í dag erindisbréf persónuverndarfulltrúa og fagsviðs persónuverndar hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf. 

Nú hafa öll þrjú fagsvið IER lagt erindisbréf sín fyrir endurskoðunarnefnd til samþykktar og starfa þau því öll samkvæmt erindisbréfi í dag. Erindisbréf fyrir fagsvið innri endurskoðunar var samþykkt á endurskoðunarnefndarfundi í júní síðastliðnum og erindisbréf fyrir fagsvið ráðgjafar í október.  

Með þessu hefur verið skotið grunnstoðum undir starfsemi IER og þar með skapast sú umgjörð og sá rammi sem nauðsynlegur er til að starfa innan stjórnsýslunnar, með skýrt umboð og heimildir til að sinna okkar daglegu verkefnum. 

Hér má finna nýtt erindisbréf fyrir persónuverndarfulltrúa og fagsvið persónuverndar. 

Erindisbréf persónuverndarfulltrúa og fagsviðs persónuverndar samþykkt

IER hefur lokið eftirfylgniúttekt á netöryggi hjá Reykjavíkurborg þar sem fylgt var eftir niðurstöðum úr úttekt sem framkvæmd var árið 2018. 

Skýrsla um netöryggi hjá Reykjavíkurborg var gefin út í apríl 2018 sem sýndi niðurstöður skoðunar á almennu netöryggi hjá upplýsingatæknisviði Reykjavíkurborgar og öðrum rekstri borgarinnar eftir því sem við átti. Gerð var eftirfylgniúttekt árið 2020 sem leiddi í ljós að enn voru ábendingar útistandandi og hefur nú verið framkvæmd önnur eftirfylgniúttekt með það að markmiði að kanna viðbrögð ábyrgðaraðila við þeim. 

Niðurstöður þessarar eftirfylgniúttektar sýna að enn er úrbóta þörf vegna 17 ábendinga IER. Niðurstöður voru kynntar á fundi endurskoðunarnefndar í dag og munu endurskoðunarnefnd og Innri endurskoðun og ráðgjöf fylgjast með framgangi ábendinganna. 

Sjá nánar í samantekt IER um niðurstöður úttektar. 

Eftirfylgniúttekt á netöryggi hjá Reykjavíkurborg

Ráðgjafi borgarbúa og innri endurskoðandi Reykjavíkurborgar lögðu nýtt erindisbréf fagsviðs ráðgjafar fyrir endurskoðunarnefnd. Nefndin staðfesti erindisbréfið á fundi sínum í dag. 

Helstu breytingar frá gildandi erindisbréfi eru : 

Fagsviði ráðgjafar er skipt upp í fagsvið ráðgjafar og fagsvið persónuverndar.

Fagsviði ráðgjafar er ekki lengur gert að aðstoða við að semja kærur fyrir borgarbúa þegar þeir eiga í samskiptum við Reykjavíkurborg.

Minni formlegar kröfur eru gerðar til kvartana borgarbúa þegar þeir bera erindi sín undir fagsvið ráðgjafar, enda er það í samræmi við stjórnsýslulög að fagsviðið verði að tilkynna borgarbúa hvaða gögn skorti og eftir atvikum leiðbeina honum um að tilgreina kröfur sínar betur.

Fagsvið ráðgjafar tekur ekki lengur til meðferðar einstaka mál þannig að þeim ljúki með áliti fagsviðsins. Er það í samræmi við rýniviðtal við umboðsmann Alþingis en þar kom fram að “umboðsmaður borgarbúa sé ekki lögbundið hlutverk. Mikilvægt sé að tryggja skilvirkni og koma í veg fyrir skörun á hlutverkum og tafir í ferli mála vegna aðkomu slíkrar einingar.”

Fagsvið ráðgjafar hefur áfram heimildir til að bregðast við með frumkvæðisathugunum eða beina tilmælum til fag- og kjarnasviða Reykjavíkurborgar um úrbætur á málsmeðferð og/eða starfsemi sinni. Þrátt fyrir að Reykjavíkurborg sé ekki bundin af tilmælum fagsviðsins þá upplýsir fagsvið ráðgjafar innri endurskoðanda, viðeigandi fagráð eða borgarstjórn fari fagsvið og/eða kjarnasvið borgarinnar ekki eftir tilmælum eða ráðleggingum fagsviðs ráðgjafar.

Breytt er orðalagi um að sviðið taki ekki til meðferðar kvartanir um starfsmannamál í stað starfsmannastefnu. Hér er ekki um efnislega breytingu að ræða.

Nýsamþykkt erindisbréf fagsviðs ráðgjafar má sjá hér. 

Nýtt erindisbréf fyrir fagsvið ráðgjafar

IER hefur lokið eftirfylgniúttekt á upplýsingaöryggi hjá Faxaflóahöfnum 

Í október 2019 voru gefnar út niðurstöður úttektar innri endurskoðunar á stjórnkerfi upplýsingaöryggis hjá Faxaflóahöfnum (FFH). Markmið úttektarinnar var að yfirfara stjórnkerfi upplýsingaöryggis með hliðsjón af alþjóðlega upplýsingaöryggisstaðlinum ISO 27001 og öðrum fyrirmælum sem FFH starfa eftir, eins og lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018. Settar voru fram 17 ábendingar um atriði sem betur máttu fara.

Í samræmi við innri endurskoðunaráætlun FFH fyrir 1. janúar 2021 – 30. september 2022 hefur nú verið framkvæmd eftirfylgniúttekt til þess að kanna viðbrögð stjórnenda við ábendingunum. Niðurstaða eftirfylgniúttektar leiddi í ljós að enn er nokkur vinna fyrir höndum varðandi úrbætur en mikið af því tengist vinnu sem er í fullum gangi hjá Faxaflóahöfnum. 

Niðurstöður voru kynntar fyrir stjórn Faxaflóahafna 23. september sl. og stjórnendur félagsins komu á fund endurskoðunarnefndar 10. október sl. og gerðu ítarlega grein fyrir stöðu úrbótavinnu vegna ábendinga IER.

Nánar má lesa um niðurstöður í samantekt Innri endurskoðunar og ráðgjafar. 

Eftirfylgniúttekt lokið á upplýsingaöryggi hjá Faxaflóahöfnum

Ráðgjafi borgarbúa og fagstjóri ráðgjafarsviðs hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf

Agnes Guðjónsdóttir hefur verið ráðin í starf ráðgjafa borgarbúa og fagstjóra ráðgjafarsviðs hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf. Hún hóf störf hjá okkur 1. september sl. Hennar hlutverk verður að veita borgarbúum ráðgjöf, greiða götu þeirra og leiðbeina þeim í samskiptum sínum við borgina.

Agnes er með meistaragráðu í lögfræði frá Háskóla Íslands. Hún hefur gegnt stöðu lögfræðings á skrifstofu framkvæmdar og eftirfylgni hjá háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðuneytinu það sem af er ári en starfaði áður hjá mennta- og menningarmálaráðuneytinu í tólf ár. Þar starfaði hún fyrst sem lögfræðingur og staðgengill skrifstofustjóra á skrifstofu laga og stjórnsýslu í tíu ár og tók síðan við starfi sem yfirlögfræðingur. Í störfum sínum hjá ráðuneytunum hefur Agnes öðlast víðtæka þekkingu og reynslu á opinberri stjórnsýslu ásamt því að hafa komið gerð verkferla og innleiðingu verklagsreglna auk ýmissa úrbótaverkefna og verið í miklum samskiptum við fjölbreyttan hóp viðskiptavina og hagsmunaaðila.

Við óskum Agnesi til hamingju með nýtt starf og hlökkum mikið til að vinna með henni að þróun og framkvæmd ráðgjafar við borgarbúa.

Innri endurskoðun og ráðgjöf Reykjavíkurborgar (IER) hefur lokið úttekt á innkaupum og samningsstjórnun hjá Reykjavíkurborg. 

Innkaup eru mikilvæg í rekstri hins opinbera og gegna stóru hlutverki í mótun rekstrarumhverfis fyrirtækja á almennum markaði. Árlega ver Reykjavíkurborg rúmlega 40 ma.kr. til kaupa á vörum, þjónustu og verklegum framkvæmdum. IER metur fjárhagslega áhættu og misferlis- og orðsporsáhættu innkaupa og samningagerðar í hlutfalli við það umfang. 

Markmið úttektarinnar var að kanna fylgni við lög um opinber innkaup nr. 120/2016, samþykktir innkaupa- og framkvæmdaráðs, innkaupastefnu og reglur Reykjavíkurborgar sem taka til undirbúnings innkaupa á vörum, þjónustu og verklegum framkvæmdum og samningsstjórnun.

Í úttektinni voru settar fram ábendingar er varða ábyrgð og eftirlitsskyldur aðila í innkaupaferlinu en samræma þarf regluverk varðandi innkaupamál hjá Reykjavíkurborg meðal annars hvað varðar skýrslugjöf.  Jafnframt þarf að bæta virkni upplýsingakerfa til að viðhafa virkt eftirlit með innkaupum.  Þá er lagt til að gerðar verði reglur um samningsstjórnun frá því að samningur er kominn á til loka samnings og að innkaupa- og framkvæmdaráð setji stjórnendum reglur um skilamöt svo hægt sé að fylgjast með niðurstöðu verkefna.

Stjórnendur hafa rýnt niðurstöður úttektarinnar og er viðbragða þeirra getið í skýrslunni.

Nánar má lesa um niðurstöður í skýrslu Innri endurskoðunar og ráðgjafar. 

Úttekt er lokið á innkaupum og samningsstjórnun hjá A hluta Reykjavíkurborgar

Erindisbréf fyrir fagsvið innri endurskoðunar hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf var samþykkt á fundi endurskoðunarnefndar þann 1. júní sl. 

Endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar samþykkti á fundi sínum þann 1. júní 2022 erindisbréf fyrir fagsvið innri endurskoðunar.  Í samþykkt borgarstjórnar fyrir Innri endurskoðun og ráðgjöf Reykjavíkurborgar og innri endurskoðanda frá 15. júní 2021 kemur fram að setja eigi erindisbréf í samræmi við alþjóðlega staðla um innri endurskoðun.  Erindisbréfinu er ætlað að skilgreina með nánari hætti tilgang fagsviðsins, heimildir og ábyrgð með formlegum hætti.  Fagsvið innri endurskoðunar er sú eining innan Innri endurskoðunar og ráðgjafar sem annast innri endurskoðun fyrir Reykjavíkurborg og B hluta félög borgarinnar.  

Erindisbréf fyrir fagsvið innri endurskoðunar

Erindisbréf fagsviðs innri endurskoðunar samþykkt

Innri endurskoðun og ráðgjöf hefur lokið úttekt á sjálfstætt starfandi leik- og grunnskólum. 

Í Reykjavíkurborg eru sex sjálfstætt starfandi grunnskólar og sautján sjálfstætt starfandi leikskólar, auk þess sem tveir grunnskólar reka fimm ára deildir á leikskólastigi. Árið 2021 nam rekstrarframlag til sjálfstætt starfandi grunn- og leikskóla 4,5 ma.kr., þar af var rekstrarframlag til leikskóla 2,9 ma.kr. auk húsnæðisframlags 311 m.kr. Samkvæmt þjónustusamningum greiðir Reykjavíkurborg framlag með að hámarki 801 grunnskólanema og um 1.500 leikskólanema.

Markmið úttektar á sjálfstætt starfandi leik- og grunnskólum var að kanna hlítni við samninga og hvort fjármunum sé veitt í samræmi við þjónustusamninga skóla- og frístundasviðs við skólana, jafnframt því að yfirfara fyrirkomulag greiðslu rekstrarframlags, umsýslu, eftirfylgni og virkni innra eftirlits. 

Í úttektinni voru settar fram ábendingar er varða einkum gjaldskrá leikskóla og skort á viðmiðum og viðbrögðum ef leik- eða grunnskóli er ekki rekstrarhæfur. Settar eru fram alvarlegar athugasemdir í tengslum við rýni ársreikninga, einkum hjá sjálfstætt starfandi leikskólum. 

Úttekt lokið á sjálfstætt starfandi leik- og grunnskólum

Innri endurskoðun og ráðgjöf hefur lokið við endurmat á stöðu misferlisáhættu hjá Reykjavíkurborg skv. aðferðafræði COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) og ACFE (Association of Certified Fraud Examiners).  Greiningin og úrvinnsla er liður í meirihlutasáttmála borgarstjórnar.  

Frummat var sett fram í upphafi árs 2018 og kom þá fram að ekki lægi fyrir heildstætt misferlisáhættumat í starfsemi borgarinnar með tilliti til rekstrareininga, sviða og deilda. Skipaðir voru starfshópar á öllum fagsviðum borgarinnar sem skráðu niður áhættuþætti í starfseminni er lúta að misferlismálum, eftirlitsaðgerðir og mat á eftirstæðri áhættu.  Með þessum hætti hafa starfshóparnir skilgreint rúmlega 100 áhættuatburði, sem í mörgum tilfellum eru þeir sömu, en einnig sértæka atburði sem varða sérstöðu starfseminnar.

Endurmat á stöðu misferlisáhættu byggir á áhættumati 266 viðmiða innan fimm meginþátta innra eftirlits. Við matið var m.a. notast við ýmsar verklagsreglur og stefnur borgarinnar, viðhorfskannanir, fyrri úttektir á sviði innri endurskoðunar og viðtöl við sérfræðinga á kjarna- og fagsviðum um helstu eftirlitsaðgerðir. Niðurstaða áhættumats fór í jafningjarýni innan Innri endurskoðunar og ráðgjafar.

Frá frummati árið 2018 hefur orðið jákvæð framvinda, einkum þar sem misferlisáhættumat rekstrareininga var ekki til staðar við gerð frummats.

Innri endurskoðun og ráðgjöf mun undirbyggja áherslur borgarstjórnar varðandi misferlismál og í þeim úttektum þar sem könnuð er virkni eftirlitsaðgerða verður misferlis- og sviksemisáhætta ávörpuð, hér eftir sem hingað til. 

Misferlisáhættugreining hjá Reykjavíkurborg

Innri endurskoðun

og ráðgjöf

Fréttir og fróðleikur

Sjá allt

Fréttir

Fróðleikur

Erindisbréf persónuverndarfulltrúa og fagsviðs persónuverndar samþykkt

Eftirfylgniúttekt á netöryggi hjá Reykjavíkurborg

Nýtt erindisbréf fyrir fagsvið ráðgjafar

Eftirfylgniúttekt lokið á upplýsingaöryggi hjá Faxaflóahöfnum

Ráðgjafi borgarbúa

Úttekt er lokið á innkaupum og samningsstjórnun hjá A hluta Reykjavíku...

Erindisbréf fagsviðs innri endurskoðunar samþykkt

Úttekt lokið á sjálfstætt starfandi leik- og grunnskólum

Misferlisáhættugreining hjá Reykjavíkurborg

Innri endurskoðun

og ráðgjöf

Frétt­ir og fróð­leik­ur

Sjá allt

Fréttir

Fróðleikur

Erindisbréf persónuverndarfulltrúa og fagsviðs persónuverndar samþykkt

Eftirfylgniúttekt á netöryggi hjá Reykjavíkurborg

Nýtt erindisbréf fyrir fagsvið ráðgjafar

Eftirfylgniúttekt lokið á upplýsingaöryggi hjá Faxaflóahöfnum

Ráðgjafi borgarbúa

Úttekt er lokið á innkaupum og samningsstjórnun hjá A hluta Reykjavíku...

Erindisbréf fagsviðs innri endurskoðunar samþykkt

Úttekt lokið á sjálfstætt starfandi leik- og grunnskólum

Misferlisáhættugreining hjá Reykjavíkurborg

Fréttir og fróðleikur