Verk­efni

Innri endurskoðun og ráðgjöf annast innri endurskoðun og veitir faglega og óháða ráðgjöf með það að markmiði að bæta rekstur og stjórnsýslu, meta árangur og bæta áhættustýringu. Innri endurskoðun og ráðgjöf veitir jafnframt ráðgjöf í tengslum við persónuvernd og tekur á móti upplýsingum um lögbrot eða aðra ámælisverða háttsemi. Innri endurskoðun og ráðgjöf veitir borgarbúum ráðgjöf og leiðbeinir þeim í samskiptum sínum við borgina og fræðir jafnframt starfsmenn borgarinnar um framkvæmd innra eftirlits, persónuvernd og meginreglur stjórnsýsluréttar.

https://images.prismic.io/borgarvernd-web/821a4078-ad87-414c-a3ff-8e6a09c844b6_verkefni.png?auto=compress,format

Starfssvið Innri endurskoðunar og ráðgjafar nær til A hluta Reykjavíkurborgar, eins og hann er afmarkaður í sveitarstjórnarlögum nr. 138/2011. Að því marki sem A hluti ber ábyrgð á B hluta nær starfssviðið einnig til allrar samstæðu borgarinnar. Þá getur Innri endurskoðun og ráðgjöf samið um einstök verkefni við stofnanir, fyrirtæki og aðrar rekstrareiningar sem tilheyra B hlutanum og í sérstökum tilfellum einnig við félög sem Reykjavíkurborg á minnihluta í.

Innri end­ur­skoð­un og ráð­gjöf og innri end­ur­skoð­andi

Innri endurskoðandi starfar í umboði borgarráðs og í beinum tengslum við æðstu stjórnendur borgarinnar. Hann er innri endurskoðandi Reykjavíkurborgar og störf hans eru hluti af stjórnendaeftirliti Reykjavíkurborgar. Hann er engum háður í störfum sínum og nýtur faglegs sjálfstæðis gagnvart allri stjórnsýslu borgarinnar. 

Skrifstofa innri endurskoðanda nefnist Innri endurskoðun og ráðgjöf. Innri endurskoðandi fer með stjórn hennar, ákveður verkefnaskiptingu, skipurit og skipulag.

Innri endurskoðandi hefur seturétt á fundum borgarráðs og fundum stjórna B hluta félaga.

Verk­efni og hlut­verk

Verkefni Innri endurskoðunar, undir stjórn og á ábyrgð innri endurskoðanda, eru eftirfarandi:

a)       Að annast innri endurskoðun í samræmi við alþjóðlega staðla um innri endurskoðun og veita stjórn og stjórnendum Reykjavíkurborgar faglega og óháða ráðgjöf með það að markmiði að bæta rekstur og stjórnsýslu, meta árangur og bæta áhættustýringu.

b)       Að veita stjórnendum Reykjavíkurborgar ráðgjöf um persónuvernd, upplýsa þá, fylgjast með og sjá um önnur þau verkefni sem greinir í 39. gr. reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 frá 27. apríl 2016, sbr. lög nr. 90/2018.

c)       Að taka á móti gögnum og upplýsingum um lögbrot eða aðra ámælisverða háttsemi, bæði frá nafnlausum tilkynnendum og frá uppljóstrurum í samræmi við lög nr. 40/2020 um vernd þeirra.

d)       Að vakta og fylgjast með eðli kvartana borgarbúa til einstakra fag- og kjarnasviða og eftir atvikum bregðast við með frumkvæðisathugunum.

e)       Að veita borgarbúum ráðgjöf, greiða götu þeirra og leiðbeina þeim í samskiptum sínum við borgina, m.a. um leiðir þeirra til að leita réttar síns telji þeir að á sér hafi verið brotið.

f)        Að veita stjórnendum aðra ráðgjöf en þá sem fellur undir a lið eða e lið um afmörkuð atriði, svo sem um framkvæmd stjórnsýslulaga og upplýsingalaga.

g) Að fræða starfsmenn borgarinnar og leiðbeina þeim m.a. um framkvæmd innra eftirlits, persónuvernd og meginreglur stjórnsýsluréttar.

Borgarráð getur falið innri endurskoðanda að taka að sér einstök verkefni tengd einingum eða þáttum í rekstri Reykjavíkurborgar.

Verk­efna­val innri end­ur­skoð­un­ar

Verkefnaval og forgangsröðun verkefna byggist á áhættumiðaðri áætlun sem skal vera í samræmi við meginmarkmið borgarstjórnar og eftir atvikum viðeigandi stjórna B hluta félaga. Endurskoðunaráætlanir A hluta eru staðfestar af endurskoðunarnefnd fyrir A hluta. Áætlanir B hluta eru lagðar fyrir endurskoðunarnefnd og staðfestar af stjórnum viðkomandi félags. Áætlanir eru uppfærðar eftir því sem þörf krefur til að bregðast við breytingum á starfsemi, áhættu, rekstri, verkefnum, kerfum og eftirlitsþáttum.

Fjár­hagsend­ur­skoð­un

Fjárhagsendurskoðun felur meðal annars í sér greiningu á rekstri sviða og starfseininga, hvernig niðurstaða er í samanburði við fjárhagsáætlun og greiningu á frávikum ef einhver eru.

·Rekstrar- og frávikagreiningar. Skoðaðar eru rekstrarniðurstöður viðkomandi rekstrareiningar og greind hugsanleg frávik.

·Greining á bókhaldsupplýsingum sem stjórntæki í rekstri, það er að bókhaldsupplýsingar séu áreiðanlegar, tímanlegar og nýtist við að ná settum rekstrarmarkmiðum.

·Gæði og umfang verklagsreglna. Kannað er hvort verklagsreglur tryggi að farið sé að viðeigandi lögum og samþykktum og að samræmi sé í verklagi á milli einstakra rekstrareininga.

·Innra eftirlit. Meðal annars skoðað hvort eftirtaldir þættir séu fullnægjandi; aðgreining starfa, meðferð og varsla fjármuna, verkferlar og verklagsreglur.

·Áhættustjórnun. Skoðað/metið hvernig staðið er að áhættustjórnun í rekstri viðkomandi einingar.

End­ur­skoð­un upp­lýs­inga­kerfa

Endurskoðun upplýsingakerfa miðar annars vegar að því að kanna hvort upplýsingakerfi stofnana og fyrirtækja borgarinnar samræmist þörfum starfseminnar, vinni með eðlilegum hætti og geymi áreiðanlegar upplýsingar og hins vegar að því að kanna og meta öryggi upplýsingakerfa. Bilanir, truflanir, mannleg mistök eða utanaðkomandi áreiti geta skaðað starfsemina og leitt til þess að óviðkomandi aðilar fái aðgang að trúnaðarupplýsingum eða geti notfært sér kerfin á ólögmætan hátt.

Upplýsingakerfi í samræmi við þarfir. Kannað hvort val á upplýsingakerfi sé byggt á markvissri þarfagreiningu og forgangsröðun.

Öryggi vélbúnaðar og gagna. Skoðað hvernig aðgangsstýringum og viðtökuprófunum er háttað og hvort skriflegar reglur og neyðaráætlanir séu til staðar.

Stjórn­sýslu­end­ur­skoð­un

Í stjórnsýsluúttektum er leitast við að kanna og meta hvort starfsemi borgarinnar sé rekin á hagkvæman og skilvirkan hátt og í samræmi við gildandi lög, reglugerðir og verklagsreglur. Skoðaðir eru eftirfarandi þættir:

·Árangursstjórnun. Gæði stefnumótunar, gerð og mæling markmiða og eftirfylgni.

·Áhættustjórnun. Metið hvernig staðið er að áhættustjórnun innan borgarinnar. Stuðlað að þekkingaruppbyggingu á áhættustjórnun.

·Verkaskipting ríkis og sveitarfélaga. Skoðað hvort skörun verkefna eigi sér stað, það er hvort þjónustu sé haldið úti af borginni sem ætti að vera á vegum ríkisins og metið hvort um eðlilega kostnaðarþátttöku ríkisins sé að ræða.

·Stjórnskipulag og ábyrgð verkefna. Skoðað hvort ábyrgð og hlutverk stjórna, stjórnenda og starfsmanna séu skýr, endurspeglist í skipuriti og samræmist rekstrarlegri umsýslu og ábyrgð. Skoðað hvort starfseiningar starfi samkvæmt lögum og reglum.

·Framleiðni og skilvirkni. Metið hvort verklag og núverandi fyrirkomulag verkefna sé með þeim hætti að viðunandi framleiðni sé til staðar, til dæmis hlutfall vinnuafls og afurða annars vegar og fjármagns og afurða hins vegar. Einnig er metið hvort skörun verkefna á milli sviða borgarinnar sé til staðar.

·Gæði þjónustu. Skoðað er hvort viðkomandi starfseining sinni þeirri þjónustu sem til er ætlast.

·Málsmeðferð og afgreiðslutími. Ferlið er skoðað meðal annars með tilliti til skjölunar, vinnslutíma og jafnræðis.

·Mannauðsstjórnun. Fylgst er með ráðningum, þjálfun nýliða, endurmenntun starfsfólks og starfslokum.

Ráð­gjöf við borg­ar­búa

Verkefni Innri endurskoðunar og ráðgjafar felast meðal annars í því að vakta og fylgjast með eðli kvartana borgarbúa til einstakra fag- og kjarnasviða og eftir atvikum bregðast við með frumkvæðisathugunum. Vöktun þessi þjónar því markmiði að efla samvinnu innan stjórnsýslunnar um meðferð kvörtunarmála, auk þess að ná fram skilvirkni og koma í veg fyrir flækjustig og tvíverknað í verklagi.

Verkefni Innri endurskoðunar og ráðgjafar er að veita borgarbúum ráðgjöf, greiða götu þeirra og leiðbeina þeim í samskiptum sínum við borgina, m.a. um leiðir þeirra til að leita réttar síns telji þeir að á sér hafi verið brotið. Verkefni samkvæmt þessari grein ná ekki til:

- efnislegrar umfjöllunar um einstakar pólitískar ákvarðanir.

- efnislegrar umfjöllunar um starfsmannastefnu.

- erindisrekstrar fyrir einstaklinga eða fyrirtæki.

- efnislegrar umfjöllunar um mál sem eru til meðferðar hjá öðrum starfseiningum borgarinnar eða hjá öðrum stjórnvöldum, s.s. hjá sjálfstæðum úrskurðarnefndum, Umboðsmanni Alþingis, dómstólum o.s.frv.

Per­sónu­vernd

Innri endurskoðandi getur tilnefnt starfsmann Innri endurskoðunar og ráðgjafar til að vera persónuverndarfulltrúi og sinna þeim verkefnum er falla undir verksvið persónuverndar.

Persónuverndarfulltrúi er Dagbjört Hákonardóttir. Hún leiðir samstarfsteymi persónuverndarsérfræðinga Reykjavíkurborgar. Það er vettvangur fyrir gagnvirka fræðslu til að stuðla að samræmdri framkvæmd um persónuverndartengd málefni, svo sem um gerð vinnslusamninga, um viðbrögð við öryggisbrestum, um fyrirfram samráð við Persónuvernd, um mat á áhrifum af vinnslu á persónuvernd („MÁP“), um staðlaða fræðslu og um stefnu á sviði persónuverndar- og öryggismála.

Fagsvið og kjarnasvið Reykjavíkurborgar tilnefna hvert sinn fulltrúa inn í teymið. Ef þörf krefur má teymið sækja fræðslu og ráðgjöf hjá utanaðkomandi sérfræðingum með sérþekkingu á einstökum viðfangsefnum.

Innri endurskoðun og ráðgjöf þjónustar jafnframt samstæðu Reykjavíkurborgar, þar á meðal B hluta fyrirtæki borgarinnar.